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„Social Media stellt bestehende Hierarchien nicht in Frage.“ Laut einer aktuellen BITKOM-Umfrage nutzen bereits 47 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland Social Media. Allerdings nur 17 Prozent der Befragten gaben an, diese auch für die interne Kommunikation einzusetzen. Über erste Erfahrungen mit der Einführung und dem Einsatz von Social Media im Geschäftsbereich Client/Server der Finanz Informatik, sprach Peter Pagel mit dem Leiter des Geschäftsbereichs und Generalbevollmächtigten der Finanz Informatik, Detlev Klage. Das Gespräch führte: Peter Pagel, Fotos: Frank Nelius

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Detlev Klage ist Leiter des Geschäftsbereichs Client/ Server und Generalbevollmächtigter der Finanz Informatik. Seit seinem Eintritt in eines der Vorgängerunternehmen der Finanz Informatik im Jahr 1995 hat der gelernte Industriekaufmann und studierte Diplom-Informatiker Akzente bei der Entwicklung einer modernen Gesamtbankarchitektur für die deutschen Sparkassen gesetzt. Seine Tätigkeit für die Finanz Informatik begann Klage als Softwareentwickler und führte über verschiedene Fach- sowie Führungsfunktionen im Projektgeschäft rund um das Schnittstellen- und Architektur-Management der Gesamtbanklösung OSPlus.

Herr Klage, was motivierte Sie, bereits frühzeitig im Geschäftsbereich Client/Server auf Social Media in der internen Kommunikation zu setzen? Als ich vor drei Jahren zum Generalbevollmächtigten der Finanz Informatik berufen und mit der Leitung des Geschäftsbereichs Client/Server betraut wurde, lag eine meiner grundlegenden Aufgaben darin, den bereits in weiten Teilen unseres Software- und Dienstleistungsportfolio etablierten kundenzentrierten, bankfachlichen End-to-End-Ansatz auch in der Produktion einzuführen. Gemeinsam mit dem Führungsteam standen wir vor der Herausforderung, sowohl bei den Kunden als auch im Geschäftsbereich die Aufgaben und Leistungen nicht mehr auf Produkte oder Komponenten wie Unix-Server, Netzwerke etc. zu beziehen, sondern zum Beispiel auf den lauffähigen Arbeitsplatz in der Sparkasse. Dahinter steckt das Selbstverständnis, dass unsere Kunden im Falle von Performance-Engpässen oder Störungen in erster Linie nicht wissen wollen, ob es an einem Netzwerkproblem, am Rechner, der Software oder an Problemen im Ablauf liegt, sondern wann sie wieder reibungsfrei weiterarbeiten können. Den Fokus auf den Arbeitsplatz in der Sparkasse und auf dessen bankfachliche Anwendungen zu richten und nicht auf einzelne Server oder dergleichen, bedeutete für uns einen Paradigmenwechsel. Diesen sind wir strukturiert angegangen.

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Ein wichtiger Erfolgsfaktor war dabei, dass die Führungskräfte den Wertewandel nicht nur mitgetragen, sondern ihn zum integralen Bestandteil der Führungskultur gemacht haben. Dazu haben wir zunächst ein Leitbild entwickelt. Wir fokussieren mit diesem den Dreiklang Sicherheit, Verfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit und machen ihn zum übergeordneten Ziel der Arbeit im gesamten Geschäftsbereich. Das waren wichtige Maßnahmen und Eckpunkte, um die Produktion bei der Finanz Informatik, die sämtliche Unixund Windows-Systeme für rund 245 000 Anwender in den mehr als 420 Sparkassen in meinem Geschäftsbereich betreut, so auszurichten, dass die End-to-End-Verantwortung im Vordergrund steht. Darüber hinaus ging es aber auch darum, das immense Wissen und die Erfahrungen der rund 480 Mitarbeiter des Geschäftsbereichs Client/Server, die in zwölf Bereichen und 38 Abteilungen an verschiedenen Standorten organisiert sind, zu teilen. Denn in den Bereichen Unix, Windows, Storage, Groupware, Controlling etc. kamen immer wieder identische beziehungsweise vergleichbare Herausforderungen auf, die parallel bearbeitet wurden. So sammelte sich ein immens hohes Wissen an verschiedenen Standorten in unterschiedlichen Hierarchien. Ein bereichsübergreifender Gedankenaustausch oder Inspirationen kamen allenfalls zufällig zustande. Um das immense, verteilt existierende Wissen allen

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zugänglich zu machen, haben wir nach Möglichkeiten gesucht, dieses Wissen in die Breite zu tragen. So sind wir dann darauf gekommen, uns mit Social-Media-Instrumenten in der internen Kommunikation zu befassen. Dabei hat uns weniger motiviert, dass Social Media in Mode ist, sondern vielmehr die Möglichkeiten des Einsatzes dieser Werkzeuge für den fachlichen Dialog. Denn unser Ziel war es, eine Plattform zu haben, um Inhalte in den Vordergrund zu stellen. Es hilft uns enorm dabei, dass nicht jedes Problem in jeder Abteilung eigenständig gelöst werden muss. Viele Herausforderungen betreffen eben verschiedene Bereiche in gleicher oder ähnlicher Weise. Das können wir nutzen, um Synergien zu heben. Wie kann man sich das konkret vorstellen, wie ist das Ganze strukturiert? Haben alle 480 Mitarbeiter einen gleichberechtigen Zugang zu diesem Portal? Solche Fragen haben wir Zug und Zug geklärt. Zunächst haben wir den Einsatz einer Social-Media-Plattform im Kreise der Führungskräfte besprochen. Da wurde es anfangs kontrovers diskutiert. Es kamen im ersten Moment auch Widerstände gegen die damit verbundene Öffnung zutage, da es immer auch den einen oder anderen gibt, der sich mit Herrschaftswissen identifiziert – also einem Führungsstil, der darauf aufbaut, dass eben nicht jeder alles weiß. Die anfängliche Skepsis haben wir aber schnell überwunden, denn es war von Anfang an klar, dass wir nach einem Medium suchen, mit dem wir ausschließlich den fachlichen Austausch fördern. Als geeignete technische Plattform haben wir die Kommunika-

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tions- und Informationsplattform C/S-live auf Basis der in unserem Haus vorhandenen Lotus-Produktpalette aufgesetzt. Dort haben wir ein neues System aufgebaut, auf das alle Mitarbeiter des Geschäftsbereichs entsprechend ihrer Rolle Zugriff haben. Hier finden seit Mitte 2012 in regelmäßigen Abständen Diskussionsforen zu Architekturthemen und übergreifenden Inhalten statt. Das System bietet die Möglichkeit, Powerpoint-Präsentationen zu halten. Die Teilnehmer sitzen an ihren Rechnern und verfolgen den Vortrag via Bildschirm und Headset. Parallel zur Präsentation gibt es die Möglichkeit, über eine Chatfunktion Fragen zu stellen und Kommentare abzugeben oder Wortmeldungen anzuzeigen. Damit der anschließende Meinungsaustausch strukturiert ablaufen kann, leitet ein Moderator das Geschehen. Um von Anfang an relevante Themen zu finden, habe ich vor dem Start der Plattform die Führungskräfte gefragt, welche fachlichen Themen die Mitarbeiter bewegen und was aus Sicht der Führungskraft für die Mitarbeiter interessant sein könnte. Auf die ersten Agenden kamen dann die Themen, auf die beides zutraf. Sicher ging es ganz zu Anfang auch mal um technische Fragen, etwa welche Bandbreite nötig ist oder ob die Tonqualität ausreicht. Aber das haben wir recht schnell klären können und sichergestellt, dass alle Mitarbeiter des Geschäftsbereichs von ihren Thin-Clients, Desktop-PCs beziehungsweise auch von Laptops komfortabel teilnehmen können. Die organisatorischen Themen rund um Social Media standen schnell im Vordergrund.

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Wie wird das Medium im Geschäftsbereich angenommen? Das Angebot zum fachlichen Austausch wird rege genutzt. Bis auf wenige Ausnahmen nehmen zwischen 15 und 25 Prozent der Mitarbeiter des Geschäftsbereichs an den C/S-liveVeranstaltungen teil. Das ist mit zeitlichem Aufwand verbunden, der aber lohnt. Ich selbst nehme mir regelmäßig die Zeit, um die 14-tägigen Veranstaltungen mit vorzubereiten. Die Präsentationen werden dann immer eine Woche vorher in ein Diskussionsforum eingestellt. Wie Sie wissen, bin ich ja ein großer Fan von Wikis. Fragen zu einem Thema vorab zu erhalten, gibt die Möglichkeit, Antworten in die Präsentation einfließen zu lassen oder auch den ursprünglichen Vortrag um das ein oder andere Themengebiet zu ergänzen. Das erhöht die Effizienz und den Nutzwert der eigentlichen Veranstaltung ganz erheblich. Darüber hinaus ist jedem Mitarbeiter bewusst, wie wichtig wir im Führungskreis die Veranstaltungen nehmen. So erhält jeder direkt von mir die Einladung zu einer Sitzung. Wir haben festgestellt, dass die sorgfältige Vorbereitung einen wichtigen Teil des Mehrwerts für die Teilnehmer ausmacht. Die ersten Erfahrungen mit dem neuen Format bestätigten, dass bei den Mitarbeitern des Geschäftsbereichs ein fachlicher Austausch auf fruchtbaren Boden fällt. Da wir nach jeder Session eine Feedbackmöglichkeit eingerichtet haben, sind wir in der Lage, herauszufinden, welche Themen gut angenommen werden und welche aus Mitarbeitersicht nicht so spannend sind. Dies motivierte zum nächsten geplanten Schritt: Themen werden nicht mehr ausschließlich von den

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Führungskräften festgelegt und vorgetragen, sondern sie werden von allen Mitarbeitern vorgeschlagen und auch inhaltlich gestaltet. Ein Baustein dabei ist auch, dass Mitarbeiter, die zwar fachlich exzellent sind, aber beim Präsentieren wenig Erfahrung haben oder sich nicht so sicher fühlen, von ihren Führungskräften unterstützt werden. Es soll niemand vorgeführt werden. Es geht uns darum, Helden zu fördern und nicht Menschen lächerlich zu machen. Dazu haben wir Spielregeln definiert, die sicherstellen, dass man wertschätzend miteinander umgeht. Durch den Abbau solcher Hemmnisse verbessern sich die Vielfalt und das Angebot ständig. Aus den Rückmeldungen wissen wir heute nach gut einem Jahr, dass die in den Veranstaltungen vermittelten Informationen als anregend und unterstützend angesehen werden. Allerdings muss man auch sagen, dass die Reaktionen und der Umgang mit dem neuen Medium anfangs sehr unterschiedlich waren. Denn wie Sie sich vorstellen können, arbeiten in dem Geschäftsbereich Mitarbeiter aus allen Berufsgenerationen. Da ist es logisch, dass Mitarbeiter, die in ihrer beruflichen Karriere schon die eine oder andere Führungskultur erlebt haben, erst einmal die Bereitschaft entwickeln mussten, sich auf diese neue Kommunikationskultur einzulassen. Auch war nicht jede Führungskraft gewohnt, regelmäßig ein so direktes Feedback zu erhalten, wie es das neue Medium ermöglicht. Da ist zwar nichts Außergewöhnliches hochgekommen oder gar eskaliert, aber es herrscht in fachlicher Hinsicht dann schon mal ein unverblümter Meinungsaustausch, der auch im Diskurs geführt wird. Da treffen fachliche Meinungen, Ideen

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Schwerpunkt | Interview und Ansichten frei von Hierarchien aufeinander. Dass damit sehr konstruktiv umgegangen wird, habe ich bereits öfter erlebt: Während einer Präsentation tauschen sich Mitarbeiter im Gruppenchat aus und verabreden sich direkt, um ein konkretes Thema zu vertiefen. Die hätten früher gar nicht voneinander gewusst, dass sie in ihrer Arbeit vom gleichen Thema berührt sind. Solche Entwicklungen zu sehen, macht dann Spaß. Wichtig ist aber auch, dass keiner gezwungen wird, an diesen Sitzungen teilzunehmen. Es ist ein Angebot. Je nach Thema schwankt dann auch die Teilnehmerzahl, abhängig davon, wie viele betroffen sind. Außerdem ist wichtig, dass dieses Werkzeug klare Hierarchien nicht ablöst. Es muss weiter klare Entscheidungsstrukturen geben. Denn Social Media im Unternehmen stellt bestehende Hierarchien nicht in Frage. Vielmehr bietet das konstante, konkrete Feedback aus dem Kreis der Mitarbeiter neue Chancen, unsere Aufgaben besser zu erfüllen. Wie gehen denn gerade Mitarbeiter, die den Umgang mit solchen Tools aus dem Privaten kennen, damit um? Veranstaltungsteilnehmer, für die der Umgang mit InternetPortalen und Social Media zum Alltag gehört, legen einen sehr natürlichen Umgang mit C/S-live an den Tag. Das hat am Anfang geholfen, Diskussionen in Gang zu bekommen. Auffällig ist, dass diese Mitarbeiter dabei eher Multitasking betreiben. Sie folgen einer Präsentation inhaltlich und chatten parallel intensiv. Wir sehen das nicht als problematisch an. Wenn jemand diesen Kommunikationsstil gewöhnt ist und so gut arbeiten kann, habe ich keine Veranlassung, ihn davon abzuhalten beziehungsweise ihm ein Verhalten anerziehen zu wollen, das ihm schlicht nicht entspricht. Insgesamt sind wir sehr zufrieden damit, dass alle Mitarbeiter diesen direkten Draht auf die ihnen vertraute Weise nutzen. Denn es bedeutet auch, dass sie ein Stück weit mehr Verantwortung dafür tragen, sich Informationen zu besorgen. Wer einen Informationsbedarf zu übergeordneten Themen hat, kann und sollte das auf der Plattform einbringen. Er kann ja im Vorfeld einer Präsentation konkrete Fragen stellen und auch Themen vorschlagen. Darüber hinaus stehen aber auch aktuelle Themenschwerpunkte den Mitarbeitern zum späteren Nachlesen zur Verfügung. Wer das Angebot nicht nutzt, darf sich später auch nicht beschweren. Wie wird denn diese Einführung in anderen Geschäftsbereichen Ihres Unternehmens gesehen? Unser Geschäftsbereich ist ja der größte bei uns im Haus. Es ist also schon ein recht großer Versuchsballon, den wir gestar-

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tet haben. Wir hatten auch schon Referenten aus anderen Geschäftsbereichen, die wir eingeladen haben, etwas zu präsentieren. Die haben dann zum Teil sehr schnell gesehen, dass sie dieses Werkzeug auch in ihrem Verantwortungsbereich gut einsetzen könnten, um ihren konkreten Herausforderungen zu begegnen. Grundsätzlich lohnt sich so ein Werkzeug aber nur für Organisationseinheiten beziehungsweise Einsatzfelder, die eine gewisse Größe haben. Wenn ich sowieso alle Mitarbeiter jeden Tag sehe, brauche ich den direkten Kontakt nicht über ein technisches Hilfsmittel herzustellen – dann ist der einfach ganz von selbst gegeben. Es gilt also auch hier, was ich vorhin schon für unseren Geschäftsbereich sagte: Nur weil Social Media in Mode ist, ist es ja kein Selbstzweck. Es muss immer zum konkreten Anwendungsfall passen. Mit C/S-live können wir im Hause Finanz Informatik zeigen, wo für uns der Nutzen liegt und wie unsere Erfahrungen im praktischen Einsatz sind. Darauf aufbauend können andere Geschäftsbereiche unser Tool einführen oder als Grundlage nehmen, um eigene Lösungen zu konzipieren. Dass einige Geschäftsbereiche in dieser Richtung konkret planen, ist für uns natürlich eine sehr schöne Bestätigung. Gibt es eigentlich in Ihrem System so etwas wie ein schwarzes Brett, an das ich Fragen hängen beziehungsweise den Austausch zu Themen anregen kann? Ja, in dieser Hinsicht wird das vorherige Einstellen der Präsentationen genutzt. Sie werden etwa ein Woche vorher angekündigt und stehen zur Einsicht und mit Bitte um Feedback beziehungsweise Kommentar im Portal zur Verfügung. Das ist äußerst wichtig. Ohne diese Vorarbeit wären Sitzungen mit 100 und mehr Teilnehmern in einer Stunde gar nicht strukturiert durchführbar. Ein anderes Beispiel ist eine Technologiestudie, die ich gerade durchführe und bei der es mir wichtig ist, aufgeweckte Mitarbeiter einzubinden. Klassischerweise wäre ich in so einem Fall zu den Abteilungsleitern gegangen und hätte gefragt, wer aus deren Team für eine solche Teilnahme in Frage käme. Heute kann ich direkt im Diskussionsforum das Thema vorstellen und zur Mitarbeit aufrufen. Der Vorteil ist, dass ich so wirklich alle Mitarbeiter erreiche. Es melden sich die, die an der Thematik aus eigener Motivation heraus interessiert sind. Das ist eine gute Voraussetzung, um sehr gute Resultate zu erzielen. Darüber hinaus motiviert das die Mitarbeiter. Klar ist auch, dass das weitere Vorgehen mit den Abteilungsleitern abgestimmt werden muss. Die sind natürlich nicht daran interessiert, dass gute Leute einfach so für ein paar Wochen nicht zur Verfügung stehen, weil sie in ei-

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Schwerpunkt | Interview nem Projekt arbeiten. Aber, ganz ehrlich, das muss in einer Organisation einfach möglich sein, dass jemand mal für drei oder vier Wochen ungeplant für ein Projekt abgestellt wird. Ich war vor Kurzem leider auch einmal für mehrere Wochen nicht einsatzfähig und kann nur sagen, dass der Geschäftsbereich super funktioniert hat (lacht). Ergänzend noch eine Frage zu Social Media außerhalb des Unternehmens, also Facebook & Co. Wie sehen Sie dort die Bedeutung für Unternehmen. Ist das wichtig oder nur ein Hype? Das hängt meines Erachtens davon ab, um welche Art von Unternehmen es sich handelt. Ich habe dazu grundsätzlich die gleiche Meinung, wie bei der Leistungserbringung in meinem Geschäftsbereich in der Produktion: Der Wunsch des Kunden beziehungsweise der Nutzen für den Kunden entscheidet darüber, ob etwas und was gemacht wird. Entscheidend ist für mich auch hier, dass das Thema von den Anforderungen im Markt her angegangen wird und nicht aus Liebe zur Technik. Wenn die Herausforderungen eines Unternehmens nicht

durch eine Präsenz in öffentlichen Social-Media-Angeboten adressiert werden können, ist es unsinnig, Dinge wie eine Facebook-Seite zu betreiben. So etwas zu machen, nur weil es gerade jeder tut, halte ich nicht für sonderlich zielführend. Allerdings lohnt es sich immer, die Entwicklungen im Blick zu behalten. Einerseits, weil man daraus für den internen Einsatz von Social Media lernen kann und andererseits, weil sich die Nutzung und die Bedeutung sozialer Netze im öffentlichen Bereich permanent weiterentwickelt. Es können sich also Änderungen ergeben, die es sinnvoll machen, sich dort zu engagieren. Hier die richtige Social-Media-Strategie zu entwickeln und die passenden Maßnahmen intern wie extern umzusetzen, hat in einem Unternehmen wie der Finanz Informatik aber eine andere Dimension. Das wird bei uns vom Bereich Unternehmenskommunikation professionell betreut und liegt da in meinen Augen in sehr guten Händen.

Wesentliche Erfolgsfaktoren der Führung springer-gabler.de Günter Bolten Orientierungshilfen für Führungskräfte 2013. VII, 185 S. 19 Abb. Br. € (D) 39,99 ISBN 978-3-658-01108-6 Zahlreiche Bücher befassen sich mit dem Thema Führung, doch keines beleuchtet den Aspekt der Identifikation der Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzen so intensiv wie das von Günter Bolten. Dabei werden Führungskräfte umso überzeugender und erfolgreicher, je besser es ihnen gelingt, eine Identifikationswirkung bei ihren Mitarbeitern zu erzeugen. Je stärker sich Menschen mit ihren Aufgaben und Vorgesetzten identifizieren, desto größer werden Engagement und Erfolgsaussichten. Führungsidentifikation wird somit zu einem zentralen Element erfolgreicher Mitarbeiterführung.

Einfach bestellen: [email protected] Telefon +49 (0)6221 / 3 45 – 4301

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Auf der Suche nach Führungsidentität

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